Contas a Pagar

Sistemas: AutoFlex, Bosch Service System, Original Auto Center, Módulo Bosch, MotoFlex, Mult System Visual e Simples+.

O Processo de Contas a Pagar, tem como objetivo realizar o Controle Financeiro da Empresa/Loja, através do processo é possível lançar Manualmente um Contas a Pagar, Visualizar um Contas a Pagar já salvo (Pesquisar), Alterar alguma informação de um documento já salvo, Baixar um documento que está Aberto e Cancelar a baixa de um documento.

Caminho para acessar o Processo:

Imagem 1: Contas a Pagar

Ou (Apenas Mult System Visual e Simples+)

Imagem 2: Contas a PagarAo acessar o processo do Contas a Pagar através dos caminhos informados nas Imagens 1 e 2, o sistema irá carregar a tela de Lançamento Unitário (Imagem 3), ou seja, onde é possível que o Usuário realize lançamentos manualmente.

Imagem 3: Contas a PagarNão existe segredo para realizar um Lançamento Unitário no processo de Contas a Pagar, pois se trata mais do preenchimento dos campos considerados Obrigatórios, conforme Imagem 3. Abaixo está a explicação de cada campo.

Nº Documento: Se o documento for Lançado Manualmente, o Usuário deve “criar” e preencher o campo Nº Documento conforme sua necessidade, também é possível configurar o sistema para gerar o nº do documento sequencial, conforme (Imagem 4). 

Imagem 4: Configuração para Documento Sequencial do CP

 Caso o contas a pagar foi gerado através de um processo, por exemplo uma Entrada de Estoque esse campo vai trazer o número da Entrada ou então da Nota Fiscal (caso for informado o nº da Nota Fiscal na entrada) e respectivas parcelas, por exemplo: 

E000002307/01/04

Quando o Nº Documento inicia com uma Letra, sabemos que o Documento foi originado por um processo como já citado, no exemplo, E é a indicação do processo, sua origem. O sistema utiliza, E = Entrada de Estoque, PC = Pedido de Compra, para gerar os documentos do Contas a Pagar.

O dígito 000002307 é o número do processo, no caso por ser uma Entrada de Estoque, 000002307 é o número da Entrada.

Os últimos dígitos que compõem o Nº Documento /01/04 é referente a quantidade de parcelas. Nesse caso primeira parcela de um total de quatro.

Obs: Caso for informado o nº da Nota Fiscal na entrada de estoque, o sistema gera o documento apenas com o nº da Nota Fiscal e as parcelas como exemplo abaixo:

1508/01/02 

FORNECEDOR: Todos os Documentos do Contas a Pagar deve estar atrelado a um Fornecedor, para preencher o campo basta informar o código do fornecedor(código que consta no Cadastros de Fornecedores), se não souber o código use a função “0 + Enter” para pesquisar.

DATA DE CADASTRO: Será preenchida automaticamente, é a data que está lançando o registro no sistema.

DATA DE EMISSÃO: Data que o documento foi emitido, por exemplo a data em que efetuou a Entrada de Estoque ou a data de emissão da Nota Fiscal.

VALOR ORIGINAL DOC.: Esse campo vai ser preenchido automaticamente pelo sistema, somente em casos que o documento for gerado através de um processo, por exemplo na finalização de uma Entrada de Estoque.

VALOR DO DOCUMENTO: Valor do documento, valor da parcela, o que será paga ao fornecedor.

DATA DE VENCIMENTO: Data limite para pagamento do documento.

BANCO: Se quiser vincular a esse documento um banco, por exemplo se for um documento do tipo Boleto pode ser vinculado o banco que o boleto será pago, esse campo não é obrigatório.

TIPO DE PAGAMENTO: Como o fornecedor será pago, exemplo: cartão, boleto, deposito, dinheiro. Se não souber o código do tipo de pagamento, use a função “0 + Enter” para pesquisar. 

Preenchido todos esses campos, clique em Salvar (Imagem 3) para gravar o documento no sistema.

Caso necessário o Usuário pode realizar o Lançamento de vários Documentos ao mesmo tempo, por exemplo, no caso de um Contrato de Longo Prazo com valor mensal fixo, esse Contrato pode ser lançado no Contas a Pagar através do Desdobramento que fica no Caminho conforme Imagem 5.

Imagem 5: Desdobramento O Desdobramento é um processo simples, sendo necessário que o Usuário apenas preencha os campos conforme os documentos devem ser lançados no Processo de Contas a Pagar. O preenchimento deve ficar parecido com a Imagem 6.Imagem 6: Desdobramento Após preencher todos os campos, o Usuário deve clicar em Finalizar, conforme Imagem 6.

Em seguida, o sistema vai mostrar um demonstrativo de como os documentos ficaram no Contas a Pagar, é possível alterar os dados conforme necessário, caso estiver tudo certo é só o Usuário clicar em Finalizar, botão marcado na Imagem 7.

Imagem 7: Contas a Pagar Desdobramento

 O Lançamento Unitário também permite ao Usuário realizar consultas de Documentos gerados no Processo de Contas a Pagar, basta que o Usuário acesse o Processo e Clique na Aba Pesquisa, a seguir ele irá realizar a busca do documento utilizando os filtros existentes no campo Filtros (F3) para Mult System Visual e Simples+ ou Condições (F3) para AutoFlex. Conforme Imagem 8.

Imagem 8: Pesquisa Contas a Pagar.

Para realizar a busca pelo Nº Documento que usamos como exemplo anteriormente, no campo Documento o Usuário irá informar (*) asterisco seguido do número da entrada de estoque, no campo ficaria digitado assim: *350, desse modo o sistema irá carregar todos os Documentos que possuam essa numeração independente do termo anterior ao Nº da Entrada, como mostra na Imagem 9.

Imagem 9: Pesquisa Contas a Pagar

O sistema também permite que o Usuário realize alterações nos documentos, para isso o Usuário deve pesquisar o documento e clicar 2 vezes para que o sistema abra o documento, ao abrir o documento o sistema irá realizar uma pergunta ao Usuário como mostra na Imagem 10.

Imagem 10: Alteração de DocumentoPara alterar basta que o Usuário clique em Alterar (imagem 10), fazer as alterações necessárias e salvar.

Através do Lançamento Unitário o Usuário também pode realizar a Baixa de um documento, basta que o Usuário pesquise o documento e clicar 2 vezes para que o sistema abra o documento, ao abrir o documento o sistema irá realizar uma pergunta ao Usuário como mostra na Imagem 11.

Imagem 11: Baixa Contas a Pagar

 Ao responder Baixar o sistema irá liberar o campo referente ao recebimento do Documento. O Usuário irá preencher os campos conforme foi realizado o recebimento, após finalizar o preenchimento ele deve clicar em Baixar, como mostra na Imagem 12.

Imagem 12: Baixa de DocumentoSe o tipo de pagamento (Imagem 12) estiver configurado para fazer Movimentação Financeira, o sistema vai fazer mais uma pergunta (Imagem 13):

Imagem 13: Movimentação Financeira

Caixa: O sistema vai enviar um documento registrando esse recebimento em Processos > Caixa > Caixa.

Cheque: O sistema vai solicitar a informação dos dados do cheque e lançar um registro desse recebimento em Processos > Cheques Pré-Datados > Lançamentos.

Cartão: Esse botão não é muito utilizado, por conta de não registrar esse tipo de movimentação em nenhum local do sistema.

Outros: Usamos esse botão para recebimentos que movimentam contas bancarias, por exemplo depósitos, transferências e recebimento de boletos.

Retornar: Seria para voltar, como por exemplo desistir da baixa ou refazer a baixa corrigindo alguma informação.

É possível também realizar a Baixa de um Documento do Contas a Pagar através do Baixa Escolha, conforme Imagens 14 e 15.

Imagem 14: Baixa EscolhaOU

Imagem 15: Baixa Escolha (Apenas Mult System Visual e Simples+)

No processo que irá se abrir o Usuário irá aplicar os Filtros conforme a necessidade dele, deve informar o Tipo de Pagamento, selecionar os Documentos que terão a Baixa realizada e depois clicar em Baixar Selecionados, conforme Imagem 16.

Imagem 16: Baixa EscolhaAtravés do Lançamento Unitário o Usuário também pode realizar o Cancelamento da Baixa de um documento, basta que o Usuário pesquise o documento e clicar 2 vezes para que o sistema abra o documento, ao abrir o documento o sistema irá realizar uma pergunta ao Usuário como mostra na Imagem 17.

Imagem 17: Cancelamento de BaixaApós clicar em Cancelar Baixa o sistema irá pedir a confirmação do cancelamento, ao responder o sistema irá abrir uma caixa de diálogo onde o Usuário irá informar o Motivo do Cancelamento, conforme Imagem 18.

Imagem 18: Cancelamento de Baixa